Documenta toda tu cadena de suministro

- Establezca una «Mesa Redonda sobre la Ley de la Cadena de Suministro» para asignar y definir las responsabilidades a largo plazo.


- Registre por escrito las responsabilidades y medidas de seguimiento (en su sistema de gestión del cumplimiento).


- Como dirección, asigne los recursos financieros y humanos necesarios para el seguimiento adecuado de la cadena de suministro (= negocio propio y proveedores directos; en caso de conocimiento fundado, también proveedores indirectos).


- La ley recomienda la creación de un puesto de director de derechos humanos que dependa directamente de la dirección.


- Al menos una vez al año y según lo requiera la situación, se debe informar a la dirección sobre la situación actual en materia laboral.

- Determina si existe el riesgo de que tus propias acciones comerciales o las de tus proveedores directos (o indirectos, en caso de indicios) vulneren los derechos humanos.


- Realiza un inventario de todas las actividades comerciales y relaciones empresariales de tu empresa a través de fuentes internas y externas.


- Presenta los resultados en un mapa de riesgos: por ejemplo, según áreas de negocio, ubicaciones, productos o países de origen.


- Priorice los riesgos identificados (de acuerdo con los «criterios de adecuación» = (i) la naturaleza y el alcance del negocio, (ii) la capacidad de la empresa para influir en el infractor inmediato, (iii) la gravedad prevista de la infracción, (iv) la reversibilidad de la infracción, (v) la probabilidad de que se produzca la infracción, (vi) la naturaleza de la contribución a la causalidad), especialmente si no es posible abordar todo al mismo tiempo.


- Comunique los resultados del análisis de riesgos a los responsables de la toma de decisiones pertinentes de la empresa.

La empresa debe emitir una declaración de política sobre su estrategia en materia de derechos humanos. La alta dirección debe adoptar dicha declaración de política. La declaración de política debe incluir, como mínimo, los siguientes elementos de la estrategia de la empresa en materia de derechos humanos:

1. la descripción del procedimiento mediante el cual la empresa cumple con sus obligaciones

2. los derechos humanos prioritarios para la empresa y los riesgos medioambientales identificados a partir del análisis de riesgos y

3. la definición, basada en el análisis de riesgos, de las expectativas relacionadas con los derechos humanos y el medio ambiente que la empresa establece para sus empleados y proveedores en la cadena de suministro.

Medidas preventivas

- Elabora o actualiza los códigos de conducta de tu propia empresa basándote en la declaración de política. Realiza actualizaciones periódicas.

- Integre la sostenibilidad en sus prácticas de compra. Al formalizar contratos en áreas de alto riesgo, asegúrese de que la estructura general del contrato no aumente el riesgo de violaciones de los derechos humanos

- Directrices de contratación: Para cada una de las fases del proceso de adquisición, determine qué precauciones deben adoptarse para minimizar o evitar los riesgos identificados.

- Imparta formación o capacitación a los empleados sobre los códigos de conducta y las directrices pertinentes (especialmente en materia de compras), por ejemplo, durante la incorporación de nuevos empleados.

- Realice una selección cuidadosa de los proveedores y una evaluación de los mismos. Nota: Las certificaciones como SMETA (SEDEX), SA8000, BSCI o los sellos específicos del sector son solo una guía inicial, ya que su contenido varía.

Medida correctiva

- En su propia empresa, debe adoptar medidas correctivas que pongan fin a la infracción.

- En caso de infracciones (inminentes) en la actividad de su empresa directa (si tiene «conocimiento fundado» también de su empresa indirecta) o de su proveedor, si no está en condiciones de poner fin a la infracción por su cuenta, debe elaborar inmediatamente, junto con el proveedor, un plan de acción correctivo (con plazos) para minimizar y evitar la infracción. Deje claras sus exigencias y ofrezca apoyo concreto.
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- La ruptura de las relaciones comerciales con un proveedor solo está prevista como último recurso en la ley.

- La eficacia de las medidas preventivas mencionadas debe analizarse una vez al año y según las circunstancias.

Procedimiento de reclamaciones

- El procedimiento de reclamación tiene por objeto permitir que (i) las personas (potencialmente) afectadas en sus propios negocios y
dentro y en torno a la cadena de suministro, y (ii) las personas que tengan conocimiento de posibles infracciones, señalen
los riesgos y las infracciones de los derechos humanos y medioambientales.


- El procedimiento debe establecerse por escrito, en particular:
- ¿Quiénes son los grupos destinatarios?
- ¿Qué ocurre cuando se presenta una reclamación?
- ¿Cuáles son los pasos procesales a seguir?
- ¿Cuál es el calendario?

¡Los usuarios no sufren ninguna desventaja al utilizar el procedimiento de reclamación! ¡Se garantizan la confidencialidad y la protección de datos!
- Para garantizar que las personas conozcan los respectivos canales de reclamación, debe facilitar información pública (página web) y periódica sobre el procedimiento de reclamación. El procedimiento también debe ser
transparente.


- La eficacia del procedimiento de reclamación debe revisarse al menos una vez al año o cuando las circunstancias lo requieran, y actualizarse de inmediato si es necesario


- El procedimiento de reclamación previsto en la Ley de la Cadena de Suministro es más amplio que el sistema de denuncia de irregularidades conforme a la Directiva sobre la protección de los denunciantes/ Ley de Protección de los Denunciantes, en la medida en que también debe ser accesible a personas ajenas a la propia empresa.