Documenta toda tu cadena de suministro

- Establezca una «Mesa Redonda sobre la Ley de la Cadena de Suministro» para asignar y definir las responsabilidades a largo plazo.


- Registre por escrito las responsabilidades y medidas de supervisión (en su sistema de gestión del cumplimiento).


- Como dirección, defina los recursos financieros y humanos necesarios para una supervisión adecuada de la cadena de suministro (= la propia empresa, así como los proveedores directos (Lieferant) y, en caso de tener conocimiento fundado, también los proveedores indirectos).


- La Ley recomienda la creación de un puesto de responsable de derechos humanos que dependa directamente de la dirección.


- Al menos una vez al año y según las circunstancias, se debe informar a la dirección sobre el estado actual de los trabajos.

- Determine si existe el riesgo de que sus propias acciones empresariales o las de su empresa directa (o indirecta, en caso de que haya indicios) vulneren los derechos humanos.


- Realice un balance de todas las actividades empresariales y relaciones comerciales de su empresa a través de fuentes internas y externas


- Presente los resultados en un mapa de riesgos: por ejemplo, según las áreas de negocio, ubicaciones, productos o países de origen.


- Priorice los riesgos identificados (según los «criterios de adecuación» = (i) naturaleza y alcance de la actividad empresarial, (ii) capacidad de la empresa para influir en el infractor inmediato, (iii) gravedad prevista de la infracción). Priorice los riesgos identificados (según los «criterios de adecuación» = (i) la naturaleza y el alcance del negocio, (ii) la capacidad de la empresa para influir en el infractor inmediato, (iii) la gravedad prevista de la infracción, (iv) la reversibilidad de la infracción, (v) la probabilidad de que se produzca la infracción, (vi) la naturaleza de la contribución a la causalidad), especialmente si no puede abordarlo todo al mismo tiempo.


- Comunique los resultados del análisis de riesgos a los responsables de la empresa.

La empresa debe emitir una declaración de política sobre su estrategia en materia de derechos humanos. La alta dirección debe aprobar la declaración de política. La declaración de política debe incluir, como mínimo, los siguientes elementos de la estrategia de derechos humanos de la empresa:

1. la descripción del procedimiento mediante el cual la empresa cumple sus obligaciones
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2. los riesgos prioritarios de la empresa relacionados con los derechos humanos y el medio ambiente, identificados a partir del análisis de riesgos y
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3. la definición, basada en el análisis de riesgos, de las expectativas relacionadas con los derechos humanos y el medio ambiente que la empresa tiene respecto a sus empleados y proveedores de la cadena de suministro.

Medidas preventivas

- Elabore o actualice los códigos de conducta de su propia empresa basándose en la declaración política. Actualícelos periódicamente.

- Integre la sostenibilidad en sus prácticas de compra. Cuando celebre contratos en zonas de alto riesgo, asegúrese de que el diseño general del contrato no aumente el riesgo de violaciones de los derechos humanos

- Directrices de contratación: En cada fase de la contratación, determine qué precauciones deben tomarse para minimizar o prevenir los riesgos identificados.

- Imparta formación a los empleados sobre los códigos de conducta y las directrices pertinentes (especialmente en materia de compras), por ejemplo, durante la incorporación de nuevos empleados.

- Realice una selección minuciosa de los proveedores y una evaluación de los mismos. Nota: Las certificaciones como SMETA (SEDEX), SA8000, BSCI o los sellos específicos del sector son solo una guía inicial, ya que su contenido varía.

Medidas correctivas

- En su propia empresa, debe adoptar medidas correctoras que conduzcan al cese de la infracción.

- En caso de infracciones (inminentes) en la empresa de su proveedor directo (y, si tiene «conocimiento fundado», también de su proveedor indirecto), si no está en condiciones de detener la infracción por sí mismo, debe elaborar inmediatamente, junto con el proveedor, un plan (temporal) de medidas correctoras para minimizar y prevenir la infracción. Deje claros sus requisitos y ofrezca apoyo concreto.
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- La ley solo contempla la ruptura de las relaciones comerciales con un proveedor como último recurso.

- La eficacia de las medidas preventivas mencionadas debe revisarse una vez al año y según las circunstancias.

Procedimiento de reclamación

- El procedimiento de reclamación permite que (i) las personas (potencialmente) afectadas en su propia empresa y
en la cadena de suministro y en su entorno, y (ii) las personas que tengan conocimiento de posibles infracciones puedan señalar a
los riesgos y las infracciones de los derechos humanos y medioambientales.


- El procedimiento debe establecerse por escrito, en particular:
- ¿Quiénes son los grupos destinatarios?
- ¿Qué ocurre cuando se presenta una denuncia?
- ¿Qué pasos del procedimiento se siguen?
- ¿Cuál es el calendario?

Los usuarios no sufren ninguna desventaja por utilizar el procedimiento de reclamación. La confidencialidad y la protección de datos están garantizadas.
- Para garantizar que las personas conozcan las vías de reclamación, debe facilitarse información pública (página web) y periódica sobre el procedimiento de reclamación. El procedimiento también debe ser
transparente.


- La eficacia del procedimiento de reclamaciones debe revisarse al menos una vez al año o según las circunstancias, y actualizarse de inmediato si es necesario


- El procedimiento de reclamaciones en virtud de la Ley de la Cadena de Suministro tiene un alcance mayor que el sistema de denuncia de irregularidades previsto en la Directiva sobre Denuncias de Irregularidades/Ley de Protección de los Denunciantes, ya que también debe ser accesible a personas ajenas a la propia empresa.