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En el proceso de contratación, se utilizan con frecuencia varios documentos - RFI (solicitud de información), RFP (solicitud de propuesta), RFQ (solicitud de presupuesto) y RFT (solicitud de oferta) - para establecer relaciones Lieferant y garantizar los mejores bienes o servicios posibles.
Sin embargo, estos términos suelen utilizarse indistintamente o de forma incorrecta, lo que da lugar a confusión. Cada uno de estos documentos tiene una finalidad distinta y es fundamental en las diferentes fases del ciclo de vida de la contratación.
Este artículo aclarará las diferencias entre RFI, RFP, RFQ y RFT, y explicará cómo aprovecharlas eficazmente.
Al conocer estas herramientas, los equipos de compras y los proveedores pueden gestionar los eventos de aprovisionamiento de forma más eficaz y lograr resultados satisfactorios.
"Elegir el sitio Lieferant adecuado no es solo cuestión de precio; es cuestión de colaboración".
Una solicitud de manifestaciones de interés suele ser el punto de partida del proceso de contratación.
Se trata de una consulta general destinada a recabar información esencial sobre posibles proveedores y sus ofertas. Las empresas utilizan una RFI para conocer las estrategias, áreas de interés, estructura organizativa y salud financiera de los proveedores. Este paso inicial ayuda a las empresas a comprender el panorama general del mercado y a sentar las bases para fases de adquisición más específicas.
Una solicitud de información bien estructurada puede incluir:
Utilizar una solicitud de información al inicio de la contratación ayuda a las empresas a eliminar a los proveedores que no cumplen sus requisitos y a seguir adelante con candidatos más adecuados.
Una RFP es más detallada que una RFI y se utiliza cuando el comprador tiene requisitos de proyecto específicos que necesitan una solución a medida.
Las empresas publican una RFP después de reducir el número de proveedores potenciales y están listas para recibir propuestas que satisfagan las necesidades empresariales definidas. La RFP esboza los objetivos y requisitos de la organización, lo que permite a los proveedores proponer soluciones innovadoras y mostrar sus puntos fuertes técnicos.
Una RFP sólida suele incluir:
Para los proveedores, una RFP es una oportunidad de demostrar su creatividad, tecnología y capacidad para resolver problemas. Suelen incluir plantillas estructuradas que animan a los proveedores a responder a preguntas concretas y facilitar datos coherentes y comparables.
La petición de oferta se centra específicamente en el precio y se utiliza para productos o servicios estandarizados.
Es un documento legal y debe ser preciso, ya que los proveedores compiten principalmente en costes y condiciones. Una petición de oferta es ideal cuando los requisitos están bien definidos y los compradores están dispuestos a evaluar varios presupuestos para encontrar la mejor oferta.
Una petición de oferta completa debe incluir:
Una petición de oferta ofrece a los proveedores la oportunidad de presentar una oferta competitiva. Como los productos o servicios están estandarizados, los compradores pueden comparar fácilmente las respuestas y seleccionar la oferta más adecuada.
El RFT es un proceso de licitación abierto que suele utilizarse cuando los requisitos del comprador son complejos o requieren flexibilidad.
Un RFT invita a los proveedores a presentar una oferta basada en los requisitos detallados de rendimiento o alcance proporcionados por el comprador. Las administraciones públicas y las grandes empresas recurren con frecuencia a este tipo de licitaciones para garantizar la transparencia y la competencia.
Un RFT completo puede incluir:
Un RFT permite a las empresas considerar varias opciones de Lieferant antes de tomar una decisión final, lo que garantiza que reciban propuestas diversas que puedan responder a necesidades únicas.
Para que las adquisiciones tengan éxito, es esencial enfocar los procesos de RFx de forma estructurada y estratégica . Estas son las estrategias clave para mejorar la eficiencia:
Los proveedores que deseen tener éxito en los procesos de RFx deben tener en cuenta estos consejos:
"La agilización de los procesos de RFx permite a los equipos de compras centrarse en la estrategia, no en el papeleo".
Navegar eficazmente por los procesos de RFI, RFP, RFQ y RFT es clave para optimizar la selección y adquisición de Lieferant . Cada documento tiene una finalidad específica y ayuda a las empresas a encontrar el Lieferant adecuado en cada fase del proceso. Con un enfoque estructurado y las herramientas adecuadas, las empresas pueden agilizar sus procesos de RFx, reducir costes y asegurar proveedores de primer nivel que cumplan sus objetivos estratégicos.
Los proveedores, por su parte, pueden aumentar sus posibilidades de éxito adaptando sus respuestas para reflejar con precisión las necesidades del comprador, presentando sus puntos fuertes con claridad y demostrando su compromiso de ofrecer calidad.
El uso de herramientas digitales como Relatico puede facilitar aún más este proceso. Al centralizar la gestión de la RFx, Relatico permite a las empresas crear, seguir y comparar las respuestas de Lieferant en un solo lugar, lo que facilita la identificación de los socios adecuados de forma eficiente y eficaz.
Christian Alsen era consultor informático a mediados de la década de 2000 en el sector manufacturero cuando descubrió que todas las empresas hacen lo mismo con sus proveedores, pero no lo hacen como un trabajo en equipo. Además, la dirección no pensaba en las relaciones Lieferant como un todo. Christian veía a personas muy cualificadas haciendo cosas rutinarias y sufriendo. Fue entonces cuando decidió hacer algo al respecto. Empezó a construir las plataformas de colaboración SRM de ecratum. Ahora, 15 años y 100.000 empresas después, además de haber adquirido mucha experiencia, está encantado de trabajar con su equipo en relatico.next, la plataforma de colaboración simple para la cadena de suministro.
